La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité administrative obligatoire pour tout employeur qui souhaite recruter un nouveau salarié. Depuis quelques années, il est possible d’effectuer cette démarche en ligne, facilitant ainsi le processus et permettant un gain de temps considérable. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les étapes clés pour effectuer une DPAE en ligne et les avantages qu’elle offre aux employeurs.
Qu’est-ce que la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
La Déclaration préalable à l’embauche est une obligation légale pour tout employeur qui souhaite embaucher un salarié en France. Elle doit être réalisée auprès de l’organisme compétent, généralement l’Urssaf ou la Mutualité sociale agricole (MSA), avant la prise de poste effective du salarié. L’objectif principal de cette déclaration est d’assurer la protection sociale du salarié et de simplifier les démarches administratives liées à son embauche.
La DPAE regroupe plusieurs formalités administratives auparavant distinctes, telles que la déclaration unique d’embauche (DUE), la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la sécurité sociale, la déclaration d’un éventuel contrat de travail à durée déterminée (CDD) et la déclaration d’embauche pour la formation professionnelle continue.
Comment effectuer une DPAE en ligne ?
Depuis 2009, les employeurs peuvent effectuer leur DPAE directement en ligne, via le site internet de l’Urssaf ou de la MSA. Pour cela, il suffit de suivre quelques étapes simples :
- Inscription sur le site de l’Urssaf ou de la MSA : l’employeur doit tout d’abord créer un compte sur le site de l’organisme compétent (Urssaf ou MSA), s’il n’en possède pas déjà un.
- Accès à la rubrique « Déclaration préalable à l’embauche » : une fois connecté à son compte, l’employeur doit se rendre dans la rubrique consacrée à la DPAE.
- Renseignement des informations relatives au salarié et à l’embauche : l’employeur doit ensuite remplir un formulaire en ligne en indiquant les informations nécessaires concernant le salarié (nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, etc.) et les modalités d’embauche (date et heure de prise de poste, durée du contrat si CDD, etc.).
- Validation et envoi de la déclaration : une fois toutes les informations renseignées, l’employeur doit valider et envoyer sa déclaration. Il reçoit alors un accusé de réception par voie électronique.
Cette procédure en ligne est entièrement sécurisée et garantit la confidentialité des données transmises. En outre, elle permet un gain de temps important par rapport à la procédure papier, qui nécessite l’envoi d’un formulaire par courrier.
Les avantages de la DPAE en ligne pour les employeurs
Effectuer une DPAE en ligne présente plusieurs avantages pour les employeurs :
- Simplification des démarches administratives : la DPAE en ligne regroupe plusieurs formalités auparavant distinctes, ce qui facilite grandement le processus d’embauche et évite les erreurs ou oublis.
- Gain de temps : la procédure en ligne est rapide et ne nécessite pas l’envoi de documents par courrier. Il suffit de quelques minutes pour remplir et envoyer sa déclaration.
- Suivi en temps réel : grâce à leur compte en ligne, les employeurs peuvent suivre l’état d’avancement de leurs déclarations et recevoir des notifications par e-mail en cas de modification ou validation.
- Archivage électronique : toutes les déclarations effectuées en ligne sont conservées dans l’espace personnel de l’employeur, ce qui facilite leur gestion et leur archivage.
- Sécurité et confidentialité des données : la transmission des informations se fait via une connexion sécurisée, garantissant ainsi la protection des données personnelles du salarié et de l’employeur.
Ainsi, avec la DPAE en ligne, les employeurs peuvent se concentrer sur leur activité et le recrutement de nouveaux talents, sans se soucier des contraintes administratives liées à l’embauche.
Le rôle des experts-comptables dans la DPAE en ligne
Les experts-comptables jouent un rôle clé dans la gestion administrative et sociale des entreprises. Ils peuvent ainsi accompagner les employeurs dans la réalisation de leur DPAE en ligne, en les aidant à remplir correctement le formulaire et en veillant au respect des délais légaux. De plus, ils peuvent conseiller les employeurs sur les dispositifs d’aides à l’embauche existants et les orienter vers les organismes compétents pour en bénéficier.
En somme, la DPAE en ligne est une simplification administrative majeure pour les employeurs, qui leur permet de gagner du temps et de s’assurer du respect de leurs obligations légales. En outre, cette démarche peut être facilitée par l’accompagnement d’un expert-comptable, garantissant ainsi une embauche sereine et conforme aux exigences légales.
